Od 1 kwietnia 2026 każda JDG i MŚP musi wystawiać i odbierać faktury wyłącznie przez KSeF. Jeśli jeszcze tego nie wdrożyłeś — działaj teraz. My zrobimy to za Ciebie.
Wdróż KSeF z NamiKSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma cyfrowa do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w ustandaryzowanym formacie XML (FA). Zastępuje tradycyjne faktury papierowe i pliki PDF.
Platforma jest kontrolowana przez Ministerstwo Finansów. Każda faktura wystawiona w KSeF otrzymuje unikalny numer nadany przez system — i w momencie jego nadania jest uznawana za doręczoną, niezależnie od tego czy odbiorca faktycznie ją odczytał.
Zamiast PDF-a — plik XML w formacie FA wymaganym przez MF. Zawiera te same dane co tradycyjna faktura, ale w formacie odczytywanym przez systemy IT i KSeF.
System automatycznie nadaje numer identyfikacyjny. Faktura jest uznana za doręczoną w chwili jego przyznania — nie w chwili otwarcia przez odbiorcę.
Faktury kosztowe można odbierać automatycznie przez program księgowy zintegrowany z KSeF — bez codziennego logowania do platformy rządowej.
KSeF wchodzi w życie etapami. Dla JDG kluczowa data to 1 kwietnia 2026.
Od 1 lutego 2026
Przedsiębiorcy z przychodem powyżej 200 mln zł w poprzednim roku muszą już wystawiać faktury przez KSeF. Wszyscy podatnicy VAT mają obowiązek odbierania faktur przez system.
Od 1 kwietnia 2026 — Twój deadline
Jednoosobowe działalności gospodarcze i małe/średnie firmy mają obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie przez KSeF. To dotyczy zdecydowanej większości przedsiębiorców w Polsce.
Od 1 stycznia 2027
Ostatnia grupa — najmniejsi przedsiębiorcy — dołącza do systemu. Jednak warto pamiętać, że już od 1 lutego 2026 każdy musi odbierać faktury przez KSeF.
Obowiązek obejmuje praktycznie wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury B2B — w tym tych zwolnionych z VAT.
Pełny obowiązek — wystawianie i odbieranie faktur przez KSeF od 1 kwietnia 2026.
Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Też musisz odbierać faktury zakupowe przez system.
Każda jednoosobowa działalność wystawiająca faktury firmom musi korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026.
Jeśli sprzedajesz wyłącznie konsumentom — nie musisz wystawiać faktur przez KSeF. Ale faktury od swoich dostawców i tak będziesz odbierać przez system — bo Twoi kontrahenci B2B mają już ten obowiązek.
Praktyczna lista kroków według rekomendacji ekspertów — zanim zrobi to za Ciebie ADTR.
Innymi słowy: wystawienie faktury poza KSeF w 2026 roku jest niezgodne z prawem, nawet jeśli urząd nie nałoży kary z automatu. Ryzyko komplikacji przy kontroli podatkowej, zakwestionowania odliczenia VAT przez kontrahenta czy problemów przy korektach faktur — to realne konsekwencje już teraz.
W kolejnych latach sankcje będą już stosowane. Nie warto odkładać wdrożenia "na potem".
Konfigurujemy wszystko raz — a potem działasz samodzielnie. Nie zostawiamy Cię z systemem bez zrozumienia jak działa.
Nie — jeśli biuro rachunkowe ma pełnomocnictwo i Twój program jest zintegrowany z API KSeF, faktury są pobierane automatycznie. Nie musisz nic robić ręcznie.
Tak. Zwolnienie z VAT (art. 43 ust. 1) nie zwalnia z obowiązku odbierania faktur przez KSeF. Jeśli wystawiasz faktury B2B — od 1 kwietnia 2026 muszą być wystawiane przez KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. kontrahenci będący podatnikami VAT mają obowiązek wystawiać faktury przez KSeF. PDF i papier tracą status "faktury VAT" w rozumieniu ustawy. Faktura musi mieć numer KSeF.
Przy sprawnej współpracy — kilka dni roboczych. Udzielenie pełnomocnictwa w systemie KSeF, konfiguracja programu i pierwsze testy zajmują zazwyczaj 1–3 dni. Nie odkładaj tego na ostatni moment.
Tak — jeśli wystawca jest podatnikiem VAT, faktura musi być wystawiona przez KSeF. Wyjątek: transakcje B2C (sprzedaż konsumentom nieprowadzącym działalności).
Wdrożenie KSeF zajmuje kilka dni. Im wcześniej zaczniesz, tym spokojniej przejdziesz przez zmianę.